Kontrolle bei den lokalen Partnern

Mit dem Projektcontrolling und der Projektbegleitung verfolgt die Kindernothilfe zwei zentrale Anliegen: Erstens muss gewährleistet sein, dass die geförderten Projekte die Lebenssituation von Kindern, ihren Familien und Gemeinden nachhaltig verbessern. Zweitens soll sichergestellt werden, dass die Projektmittel effektiv und effizient eingesetzt werden. Um dies zu erreichen, hat die Kindernothilfe ein System mit folgenden Bausteinen entwickelt:

1. Projektantrag

Jedes neue Projekt muss einen Antrag vorlegen mit Angaben zum Träger, zu Zielen und Zielgruppen, zum Monitoring, zu den Risiken und zur Finanzierung. Alle Anträge werden geprüft: inhaltlich und fachlich durch das zuständige Auslandsreferat, finanziell durch die Controllingabteilung.

2. Vertragliche Grundlage

Grundlage der Zusammenarbeit mit Partnern und Projekten ist ein Kooperationsabkommen. In diesem Vertrag werden in einem allgemeinen Teil Rechte und Pflichten geregelt, in einem speziellen Teil Vereinbarungen über Ziele und Schwerpunktsetzung.

3. Jahresplanung

Alle Projekte und Partner müssen eine Planung vorlegen mit Zielen, Messgrößen, Vorgaben und Aktivitäten sowie einem Budget. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass ein Projekt Gelder erhält. Ohne eine den Anforderungen entsprechende Planung werden keine Zahlungen geleistet.

4. Empfangsbestätigung

Der Zahlungseingang ist schriftlich zu bestätigen (Datum, Betrag in Euro und in Landeswährung).

5. Projektfortschrittsbericht

Projekte sollen über den Fortschritt berichten. Alle Projekte, die jährlich mehr als 75.000 Euro erhalten, müssen einen Halbjahresbericht vorlegen, der gegebenenfalls Auskunft über Abweichungen zum Plan und Budget gibt.

6. Projektbesuche

Projekte und Partner werden regelmäßig besucht. Die Kindernothilfe-Mitarbeitenden bewerten Fortschritt, Konzeption und Management eines Projekts. Sie überprüfen auch Buchhaltung, Finanzmanagement und Rechnungslegung. Um die Qualität der Arbeit zu verbessern, führen sie zudem Workshops durch.

7. Jahresbericht

Alle Projekte müssen einen jährlichen Bericht vorlegen. Er soll Auskunft über Aktivitäten und Zielerreichungen geben. Erfolge sollen genauso dargestellt werden wie Schwierigkeiten und Probleme. Er dient als Grundlage für den Projektbericht, der jährlich an alle Paten verschickt wird.

8. Jahresabschluss

Alle Projekte und Partner legen einen Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) vor. Er muss von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer geprüft sein und einen Prüfungsbericht (mit Testat) enthalten. Alle Jahresabschlüsse werden ausgewertet. In Stichproben erfolgen umfangreiche Prüfungen. Liegt ein Jahresabschluss nicht fristgerecht vor oder entspricht er nicht dem geforderten Standard oder wurde kein uneingeschränktes Testat erteilt, werden bis zur Behebung der Defizite keine Zahlungen getätigt.